Fragen und Antworten zur elektronischen Patientenakte

Damit du die ePA über die App nutzen kannst, benötigst du ein Benutzerkonto. Dieses Konto ist gleichzeitig deine Gesundheits-ID und kann für weitere Gesundheitsanwendungen, wie z. B. die E-Rezept-App der gematik, verwendet werden. Weitere Informationen zur Gesundheits-ID findest du hier.

So richtest du dein Benutzerkonto ein:

1. Öffne die ePA-App und wähle den Menüpunkt „Anmelden“ aus.
2. Klicke auf „Benutzerkonto anlegen“.
3. Gib deine E-Mail-Adresse und deine Versicherungsnummer (findest du auf deiner elektronischen Gesundheitskarte - eGK) ein.

Damit alles sicher bleibt, sind noch drei Schritte nötig:

1. E-Mail-Adresse bestätigen: Du erhältst eine E-Mail. Klicke einfach auf den Link, um deine E-Mail-Adresse zu bestätigen.
2. Gerät mit Benutzerkonto verbinden: Dein Smartphone wird mit deinem Benutzerkonto verknüpft. So stellst du sicher, dass nur du Zugriff auf deine ePA hast. Du kannst später weitere Geräte mit deinem Benutzerkonto verbinden und diese auch jederzeit wieder löschen.
3. Identität feststellen: Damit dein Konto geschützt bleibt, muss sichergestellt werden, dass nur du selbst oder eine von dir bevollmächtigte Person Zugriff erhält. Dafür kannst du dir entweder einen Aktivierungscode per Post-Ident-Verfahren zusenden lassen oder persönlich in einem unserer ServiceCenter abholen. Bitte buche für deinen Besuch hier deinen Wunschtermin und denke unbedingt an deinen Personalausweis.

Wenn du bereits ein Benutzerkonto eingerichtet hast und damit über eine Gesundheits-ID verfügst, kannst du dich ganz einfach mit deiner Versichertennummer und mit dem von dir gewählten Passwort in der ePA-App anmelden. Aus Sicherheitsgründen ist der Zugriff nur mit Geräten möglich, die du vorher aktiv mit deinem Benutzerkonto verknüpft hast. Möchtest du ein neues Gerät verwenden, musst du es zunächst mit deinem Benutzerkonto verknüpfen. Dafür benötigst du Zugriff auf ein bereits verbundenes Gerät, um die Freigabe zu erteilen.

Wenn du eine E-Mail erhältst, dass deine Registrierung nicht funktioniert hat, brauchst du zunächst nichts zu tun. Wir kümmern uns darum und melden uns zeitnah bei dir. Häufig liegt es nur daran, dass die bei uns hinterlegten Daten nicht mit denen deines Personalausweises übereinstimmen, z. B. wenn du mehrere Vornamen hast.

Solltest du keine E-Mail erhalten, melde dich bitte bei uns unter der Telefonnummer 030 54445775 oder unter epa.support(at)meine-krankenkasse.de.

Falls du dein Passwort vergessen hast, kannst du es ganz einfach zurücksetzen. Öffne dazu die ePA-App und tippe auf den Menüpunkt Anmelden. Dort findest du die Option Passwort vergessen. Folge den Anweisungen in der App, um ein neues Passwort zu erstellen. Schon nach wenigen Schritten kannst du dich wieder in deiner ePA anmelden.

Wenn du dich mit einem neuen Gerät in der ePA-App anmelden möchtest, musst du dieses zunächst mit deinem Benutzerkonto bzw. mit deiner Gesundheits-ID verbinden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Über ein bereits verbundenes Gerät: Melde dich mit deinem bestehenden Gerät an und gib das neue Gerät frei.
2. Über eine neue Identifizierung: Falls du kein verbundenes Gerät mehr hast, musst du dich erneut identifizieren. Dabei werden aus Sicherheitsgründen alle bisherigen Gerätebindungen aus deinem Benutzerkonto entfernt.

Nachdem du dich erfolgreich mit deinem Benutzerkonto bzw. mit deiner Gesundheits-ID in der ePA-App angemeldet hast, kannst du deine ePA einrichten. Öffne dazu in der App den Menüpunkt Elektronische Patientenakte. Falls du noch keine ePA hast, kannst du sie nun einrichten.

Lies dir die Einwilligungsdokumente in Ruhe durch und stimme diesen zu. Anschließend wird deine ePA im Hintergrund eingerichtet. Danach kannst du mit der App auf deine ePA zugreifen und Berechtigungen für deine Ärztinnen und Ärzte erteilen. Beim ersten Zugriff wird die Akte aktiviert und steht dir ab diesem Zeitpunkt zur Verfügung.

Hinweis: Wenn du deine ePA nicht innerhalb von 100 Tagen aktivierst, wird sie automatisch gelöscht.

Deine elektronische Patientenakte enthält hochsensible medizinische Daten. Damit diese bestmöglich geschützt sind, kannst du die ePA nur mit einem sicheren Anmeldeverfahren öffnen. Dafür gibt es drei verschiedene Möglichkeiten, die sich in Komfort und Sicherheitsstufe unterscheiden: 

1. Mit App-Code: Diese Möglichkeit bietet eine hohe Sicherheit und gleichzeitig den höchsten Komfort bei der Nutzung deiner ePA. Nach der Anmeldung mit deinem Benutzerkonto bzw. mit deiner Gesundheits-ID kannst du dir einen 6-stelligen Zahlencode überlegen. Diesen Code verwendest du künftig, um deine ePA schnell und sicher zu öffnen.  Tipp: Wähle einen Code, der nicht leicht zu erraten ist (z. B. vermeide einfache Kombinationen wie „123456“ oder dein Geburtsdatum).
    
2. Mit elektronischer Gesundheitskarte (NFC)
   Falls deine elektronische Gesundheitskarte (eGK) und dein Smartphone NFC-fähig sind, kannst du die ePA auch mit deiner eGK öffnen. Die Kombination aus Gesundheitskarte und PIN stellt einen zusätzlichen Sicherheitsfaktor dar und bietet dir die höchste Sicherheitsstufe.
    
3. Mit dem Personalausweis (eID)
   Der Zugang mit deinem Personalausweis (mit Onlinefunktion) und PIN bietet eine sehr hohe Sicherheit, erfordert jedoch mehr Schritte als die Anmeldung mit dem App-Code.  Entscheidest du dich für diese Anmeldevariante, halte deinen Personalausweis und PIN bereit und folge einfach den weiteren Anweisungen auf deinem Smartphone.

• Bei Apple (iPhone) & Huawei hältst du deine NFC-fähige eGK am oberen Drittel deines Smartphones vor die Kamera.
• Bei Samsung platzierst du die Karte mittig auf der Rückseite deines Gerätes.
• Das Auslesen der Karte kann einige Sekunden dauern.
• Sobald der Vorgang erfolgreich abgeschlossen ist, erscheint ein grünes Häkchen auf dem Display.

Hinweis: Wenn du das erste Mal mit einem neuen Gerät auf das Aktensystem zugreifst, musst du diesen Zugriff aus Sicherheitsgründen autorisieren. Dafür erhältst du eine E-Mail an deine hinterlegte Adresse. Hier erfährst du mehr über das PIN-Verfahren der eGK.

Nein, Ärztinnen oder Ärzte sind gesetzlich verpflichtet, auf deinen Wunsch bestimmte Dokumente oder Informationen in deine ePA einzustellen. Dazu gehören unter anderem Arztbriefe, Notfalldaten, dein Impfpass oder dein Medikationsplan.

Du kannst in der ePA-App festlegen, wie du auf deine elektronische Patientenakte zugreifen möchtest. Je nach gewünschtem Komfort und Sicherheitsstufe kannst du zwischen dem App-Code, der NFC-fähigen elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder dem Personalausweis mit PIN (eID) wählen. 

In den Einstellungen der ePA-App kannst du jederzeit deine bevorzugte Anmeldeoption hinterlegen oder ändern. Mehr Informationen dazu findest du im Abschnitt „Wie greife ich auf meine ePA zu?“.

Du kannst alle Dokumente einsehen, die du beim Einrichten deiner ePA akzeptiert hast und diese auch herunterladen.

Du kannst deiner ePA jederzeit widersprechen und sie löschen lassen. Dein Zugang bleibt zunächst bestehen, sodass du weiterhin auf deine Gesundheitsdokumente zugreifen kannst. Erst wenn der Widerspruch endgültig wirksam ist, werden alle in deiner ePA gespeicherten Daten unwiderruflich gelöscht. 

Gut zu wissen: Falls du die ePA doch weiter nutzen möchtest, kannst du deine Entscheidung in der ePA-App oder telefonisch unter +49 30 54445775 rückgängig machen. 

In der ePA-App kannst du festlegen, ob du Benachrichtigungen erhalten möchtest, wenn neue Dokumente hinzugefügt oder gelöscht wurden. Du kannst den Zeitraum für diese Benachrichtigungen anpassen oder sie vollständig deaktivieren. Die Einstellungen dazu findest du direkt in deinem Profil der ePA-App unter dem Menüpunkt Benachrichtigungen & Hinweise.

Wenn du ein NFC-fähiges Smartphone und eine elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit PIN-Funktion hast, kannst du die PIN direkt in der ePA-App ändern. Dafür benötigst du deine aktuelle PIN sowie die CAN-Nummer (Card Access Number), die auf der Vorderseite deiner Gesundheitskarte aufgedruckt ist. 

Detaillierte Informationen zum PIN-Verfahren der eGK findest du hier.

Falls du dein Smartphone verlierst oder den Zugriff auf ein bestimmtes Gerät sperren möchtest, kannst du dies direkt in der Geräteverwaltung der ePA-App tun. Dort kannst du einzelne Geräte entfernen, neue hinzufügen oder den Zugriff erneut freigeben. Auch dein Passwort kannst du hier unter den entsprechenden Einstellungen jederzeit ändern.

Folge einfach diesem Link und melde dich mit deinen Benutzerdaten aus der ePA-App an.

In der ePA-App kannst du über die Dokumentenübersicht alle in deiner elektronischen Patientenakte gespeicherten Dokumente einsehen. Dort hast du die Möglichkeit, Dokumente nach Titel, Autor oder weiteren Kriterien zu durchsuchen und filtern. Zudem kannst du weitere Details zu den Dokumenten abrufen, sie anzeigen oder bei Bedarf lokal auf dein Gerät herunterladen. 

Da du selbst entscheidest, welche Dokumente in deiner ePA gespeichert werden, kannst du sie jederzeit auch wieder löschen. Bitte berücksichtige, dass durch das Löschen von Dokumenten Lücken in deiner medizinischen Historie entstehen können.

Welche Dokumente für dich wichtig sind, kannst du am besten mit deiner Ärztin oder deinem Arzt besprechen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, alle Dokumente und Befunde in die ePA aufzunehmen, die deinen Gesundheitszustand betreffen und für zukünftige Behandlungen relevant sein könnten. Dazu gehören zum Beispiel Befunde, Arztbriefe oder Medikationspläne. Deine Ärztin oder dein Arzt stellt dir diese Dokumente in deine ePA ein. Solltest du noch weitere Befunde oder medizinische Dokumente in deine ePA aufnehmen wollen, kannst du diese ganz einfach selbst mit der ePA-App hochladen.

In der Dokumentenübersicht der ePA-App kannst du neue Dokumente ganz einfach hinzufügen. Wähle dazu ein Dokument aus, das auf deinem Gerät gespeichert ist und lade es in deine ePA hoch. Die App schlägt dir beim Hochladen automatisch Metadaten wie das Behandlungsdatum vor, die du bei Bedarf anpassen kannst.

Deine mkk - meine krankenkasse kann, mit Ausnahme einer allgemeinen Leistungsübersicht, keine Dokumente in deine ePA hochladen. Diese Leistungsübersicht basiert auf den Abrechnungsdaten der Ärztinnen und Ärzte und zeigt dir, welche Behandlungen über die mkk abgerechnet wurden. 

Abgesehen davon, haben wir keinen Zugriff auf deine ePA. Das bedeutet, dass wir weder medizinische Unterlagen für dich einstellen, noch Dokumente einsehen können. Die ePA wird vollständig von dir selbst verwaltet.

Grundsätzlich haben deine behandelnden Ärztinnen und Ärzte im sogenannten Behandlungskontext (durch das Einlesen der eGK) 90 Tage Zugriff auf deine ePA und Apotheken 3 Tage.

In deiner ePA-App kannst du zusätzlich festlegen, wer Zugriff auf deine Dokumente hat. Die Berechtigungen kannst du bestimmten Ärztinnen und Ärzten oder anderen medizinischen Einrichtungen erteilen oder auch entziehen. 

Es gibt zwei Arten von Dokumenten: Patientendokumente sind Dokumente, die du selbst in die ePA hochgeladen hast. Arztdokumente sind Dokumente, die von Ärztinnen, Ärzten oder anderen Berechtigten in deine ePA eingestellt wurden.

In der Berechtigungsliste der ePA-App kannst du jederzeit die Berechtigungen erteilen, anpassen oder entziehen.

In der ePA-App kannst du im Protokoll jederzeit einsehen, welche Aktivitäten in deiner ePA erfasst wurden. Dort wird genau dokumentiert, wann neue Dokumente hinzugefügt oder abgerufen wurden und wann du Berechtigungen vergeben oder entzogen hast. Außerdem kannst du einsehen, welche Person oder Einrichtung auf deine ePA zugegriffen haben. 

Damit du schnell die gewünschten Informationen findest, kannst du das Protokoll gezielt durchsuchen und filtern. Nach drei Jahren werden die Protokolleinträge im Aktensystem automatisch gelöscht.

In der ePA-App kannst du einzelne Protokolleinträge in der Detailansicht betrachten. Dort werden folgende Informationen angezeigt: 

• Art des Zugriffs (z. B. Dokument hochgeladen, Berechtigung erteilt)
• Zeitpunkt des Zugriffs
• Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen)
• Name der Person oder Einrichtung, die den Zugriff durchgeführt hat
• Bezeichnung des betroffenen Dokuments oder Objekts

Falls du bestimmte Einträge suchst, kannst du das Protokoll nach verschiedenen Kriterien filtern und gezielt durchsuchen. 

In der ePA-App kannst du das Protokoll nicht nur einsehen, sondern die Protokoll-Liste auch jederzeit exportieren und auf deinem Gerät speichern. Dadurch kannst du sie auch außerhalb der App nutzen, beispielsweise um sie auszudrucken. Falls dein mobiles Gerät mit einem Drucker verbunden ist, kannst du den Ausdruck direkt aus der App heraus vornehmen. Alternativ kannst du die Protokoll-Liste zwischenspeichern und später auf einem Computer öffnen oder ausdrucken.